Som ni vet så är jag sidekick i Tommys podcast ”Effektiv på riktigt” där vi pratar dels om entreprenörsskap och chefskap/ledarskap men också allmänt om hur man blir mer effektiv som person. I detta avsnitt går vi igenom effektiva möten.
Tommy driver Peragenda som hjälper företag med just genomförandekraft – bli mer effektiva och jobba mot sina mål.
Nu har vi släppt ett nytt avsnitt! :)
Lyssna på avsnittet:
Ni kan lyssna direkt här i bloggen eller söka på ”Effektiv på riktigt” där poddar finns. Podden finns på Acast, Podcaster och alla dom vanligaste ställena, men inte på Spotify.
Jag har även gjort ett lite sammanfattat inlägg om ämnet här nedanför, så kan ni kan välja på att lyssna, läsa eller både och :) Inlägget är inte lika som poddavsnittet så båda två är givande skulle jag tro!
Prata om problem är bra – till en viss gräns
Vi är jättejättebra på att prata om problem. Vi belyser problemen, diskuterar, vrider och vänder. Problemet är att vi gör det om och om igen. Möte efter möte utan några effektiva möten. Om samma problem!
Varför? Antagligen (undermedvetet) p.g.a. att det är ganska bekvämt. Alla vet om problemen men ingen vet vilka lösningar som är bäst. Det är bekvämare att säga ”alla anställda kommer sparka bakut” eller ”det kommer inte kunderna tycka om” eller ”men hur ska vi hinna det, det kommer ta jättelång tid”.
Effekten: Resultatet blir ofta ”jaa vi kan inte ta tag i det nu det får vänta till hösten” och så skjuter man upp, skjuter upp och skjuter upp. Sen undrar man ”varför nådde vi inte vår målbild det här året heller?”.
Hur ska man göra då?
- Vi måste prata om problem, men inte hur länge som helst. Till slut måste vi stanna upp och fråga ”hur kan vi lösa det?”
- Ha korta regelbundna möten och gör en gemensam to do-list.
- Gör en bit i taget! Problemet känns ofta för stort för att ta tag i, men om man bryter ner det stegvis ”vad kan du göra till nästa möte om 2 veckor?” så kommer man med tiden sakta och metodiskt att lösa hela det stora problemet.
- Involvera personalen också! Använd den lokala expertisen som Tommy brukar säga :) Teamwork och att alla är delaktiga bidrar så mycket!
- Följ upp! Nästa möte (eller innan) är det viktigt att följa upp så att alla punkter på listan är checkade.
Akta dig för hur-lådan!
När man går från problem till handling så blir man ofta ganska pepp, det händer saker! Man diskuterar lösningar och då dyker det ofta upp följdfrågor och omständigheter som man diskuterar vidare i all oändlighet.
Sen sitter man där mitt i det dyrbara mötet medan en person sitter och mailar och en annan sitter och googlar. Man slösar tid från mötet helt enkelt.
Skriv upp allt sånt direkt på handlingsplanen istället! Skriv ”Helena ska höra av sig till xxx och fråga blablabla” och ”Miska ska kolla upp vad som egentligen är skillnaden på det märket jämfört det den andra märket”.
Jag avbryter ofta mötet så fort vi pratar för mycket om exakt hur vi ska lösa saker och säger ”nu har vi varit i hur-lådan för länge. Hur man vi formulera det till en punkt på handlingsplanen?”.
Exempel:
Problemet: Vi fotar för få före- och efterbilder och dom vi fotar har dåligt ljus, vilket ger sämre marknadsföring. Följt av massa babbel om varför det är så: Man har inte tid, man glömmer bort, man känner sig besvärlig mot kunderna, vi har dåligt ljus, kameran är svår att förstå o.s.v.
Akta dig för hur-lådan: Helena har plötsligt en föreläsning om hur hon fotar, förklarar hur kameran fungerar, om vinklar, ljus och idéer på hur alla kan skicka bilder till henne. Det snackas dropbox, vattenstämplar, instagram-format och huruvida kunderna ska blunda eller inte när man fotar ögonbryn..
Ett mer effektivt sätt: Innan man hamnar i hur-lådan så borde man pausat och sagt ”vad kan vi skriva för punkter på handlingsplanen?” och lista punkter på vad alla kan göra och vem som ska göra det:
- Boka in 5 min med varje person där Helena visar hur kameran fungerar.
- Hitta ett sätt att förbättra fotoljuset vid varje behandlingsplats. Rikta om lampor? Köpa lampor? Testfotografera vad som blir bäst.
- Sätt upp en kom-ihåg-lapp ”fota förebild” på sin arbetsbricka.
- Gör en smidig rutin för fotohantering (skicka – klippa ihop – publicering) som alla ska följa.
Plötsligt har vi sorterat allas tankar, gjort dom till tydliga att-göra-punkter som vi vet kommer bli gjorda eftersom vi kommer följa upp det till nästa möte! :)
Det här meddelandet fick jag här om dagen, blev såå glad!!!
Hoppas ni gillade podden om effektiva möten! Ni kan även läsa Tommys inlägg om ämnet här!
Tusen kramar till alla er ♥ :)
Läs även: Poddavsnitt – Corona, Uppsägningar och omorganisering
Swedish 
English 
Spanish 